Arbeitsplanung

der Arbeitsplan als Grundlage für den Einsatz der Ressourcen im Projekt

Unternehmensberatung Know-how-Transfer zu Vorgehensmodellen - Methoden - Werkzeugen

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Arbeitsplanung im Projekt

Im Projekt-Management zeigt der Arbeitsplan die logische und zeitliche Abfolge der Aktivitäten und die Zuordnung der personellen Ressourcen und der Sachmitteln zur Aktivität (Ressourcenplan). Der Arbeitsplan bildet damit die Grundlage für den Prozess der Projektplanung.
Für die Zeitplanung im konkreten Projekt müssen die Aktivitäten bereits in der Aktivitätenplanung so weit definiert worden sein, dass die Auswahl der passenden Personal-Ressourcen möglich ist.

Soll der Arbeitsplan entworfen werden, sind zunächst die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitseinheiten zu ermitteln. Aus diesen Abhängigkeiten kann dann für die Planung die Abfolge der Projektarbeit abgeleitet werden. Die meisten der Abhängigkeiten für den Arbeitsplan für in einem IV-Projekt sind bereits durch die Definition im Vorgehensmodell der Anforderungsanalyse oder im Vorgehensmodell der Anwendungsentwicklung für das Projekt-Management vorgegeben. Die Aktivitäten können auch bereits in Templates (Vorlagen) für Arbeitspläne unterschiedlicher Projekt-Typen der Anwendungsentwicklung oder der Anforderungsanalyse vordefiniert sein.

Die Abhängigkeit zwischen zwei Aktivitäten kann im Arbeitsplan in den folgenden Varianten der Abfolge definiert werden.

als Ende-Start-Beziehung (der Abschluss einer Aktivität erlaubt den Start der nachfolgenden Aktivität),
als Start-Start-Beziehung (beide Aktivitäten sollen zum gleichen Zeitpunkt starten),
als Ende-Ende-Beziehung (der Abschluss beide Aktivitäten soll zum gleichen Zeitpunkt erfolgen).

Die Start-Ende-Beziehung hat keine Bedeutung und wird durch die Ende-Start-Beziehung bei Austausch der Aktivitäten ersetzt.

Zu diesen Anordnungsbeziehungen ist im Arbeitsplan auch jeweils noch die Definition von Zeiten der Überlappung oder von Pufferzeiten möglich. Überlappung heißt, dass eine Aktivität bereits vor dem Ende einer anderen Aktivität gestartet werden kann. Pufferzeit bedeutet hier, dass eine Zeit der Nicht-Aktivität (zum Beispiel während Tätigkeiten außerhalb des Projekt-Rahmens - externe Qualitätssicherung) berücksichtigt werden muss.
Als Pufferzeiten werden in der Arbeitsplanung auch die Zeiten bezeichnet, um die Aktivitäten maximal verschoben werden können, ohne das Projektende zu verzögern.

Bei der in der Planung anschließenden Zuordnung der Ressourcen, besonders der Personal-Ressourcen, sind die für das Projekt geltenden Restriktionen zu Kapazitäten der Ressourcen (zum Beispiel prozentuale Verfügbarkeit, Ausfallzeiten) in den Arbeitsablauf einzubeziehen (siehe Planungsmethode Kapazitätsplanung), in (Excel-) Tabellen, als Netzplan und/oder als Balkendiagramm. Zu den Leistungen, die Projektmanagement-Werkzeuge für die Arbeitsplanung bieten, gehören insbesondere

die Berücksichtigung eines festliegenden Endtermins oder vorgebener Starttermine für einzelne Gruppen von Aktivitäten,
die Ermittlung und Darstellung der Dauer auf der Basis der eingesetzten Ressourcen bzw. Ressourcen-Anteile oder Ressourcen-Gruppen,
die Methode zur Ermittlung des kritischen Pfades für die Projektarbeiten,
siehe Balkenplan-Technik
die Berechnung, Bewertung und Darstellung der Auslastung (speziell Überlastung) beim Einsatz einer Ressource oder von Ressourcen-Gruppen und damit die Verfügbarkeit für den Einsatz bei weiteren Aktivitäten,
siehe Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung
die Methode zur Berechnung von Terminen für Aktivitäten (frühester / spätester Anfang, frühestes / spätestes Ende, Pufferzeiten), Meilensteine und für das Ende der Projektarbeiten,
siehe Meilenstein-Trend-Analyse
die Darstellung der Pläne als Diagramme.

Dies gilt sowohl für die Darstellung der Arbeitspläne im Netzplan als auch im Balken-Diagramm.

Für die Kommunikation mit den Projekt-Mitarbeitern werden Auszüge aus einem Arbeitsplan als Einsatzplan aufbereitet. Der Einsatzplan kann auch in Form von Tabellen durch die Projektmanagement-Werkzeuge erzeugt werden. Diese Darstellung kann in der Projektdurchführung gut als Basis für Rückmeldungen zum Fortschritt der Projektarbeit bzw. zur Abrechnung eingesetzt werden. Im Allgemeinen erfolgt diese Rückmeldung in Form von Aussagen zum Grad der Fertigstellung von Aktivitäten oder zum verbliebenen Restaufwand.

Der Arbeitsplan unterliegt im Projekt-Management einer permanenten Fortschreibung, da Veränderungen der Projektziele auch zu Veränderungen an Aktivitäten in der Projektabwicklung führen. Gegenüber den Soll-Werten abweichende Ist-Werte im Plan erfordern nicht nur zeitliche Verschiebungen in der Arbeitsplanung, sondern auch Veränderungen an Zuordnungen von Ressourcen und am Ablauf der Aktivitäten.
Dafür bietet der Tool-gestützte Plan dann auch ständig aktuelle Informationen über die Situation im Projekt und unterstützt die notwendigen Entscheidungen für die weitere Entwicklung seitens der Projektleitung.

Die Überwachung der Auslastung von Ressourcen und Umplanung der Ressourcen gehört in Teilen auch zum nachfolgenden Schritt im Vorgehensmodell "Projektmanagement", der Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung.

Zu den Aufgaben Arbeitsplanung und weiteren Planungsmethoden in einem Projekt der Anwendungsentwicklung bietet INffORUM den Know-how-Transfer für die Umsetzung des Vorgehens und der Methode durch Projektleiter und Projekt-Mitarbeiter als Schulung (Seminar, Workshop, Tutorial) und in Form von Coaching.

Das Training zur Arbeitsplanung in der Projektmanagement-Vorgehensweise, sowohl Seminar als auch Workshop und Tutorial, kann dabei auf den speziellen Bedarf einer Projekt-Gruppe zugeschnittenen werden. Profitieren Sie in Ihrem IT-Projekt von den langjährigen Erfahrungen der INffORUM Berater.