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Geschäftsprozess-Modellierung (GPM)

Die Verbesserung der Arbeitsabläufe durch die Geschäftsprozessmodellierung ist im Unternehmen intern mit der Zielsetzung verbunden, Liege- und Bearbeitungszeiten der Geschäftsprozesse zu verkürzen und die vorhandenen Ressourcen besser auszunutzen.
Nach außen bedeutet dieses Ziel, jeden Geschäftsprozess am Bedarf der Kunden (und eventuell der Lieferanten) auszurichten. Durch diese Form der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) soll ein Wettbewerbsvorteil erreicht werden.
Für Änderungen der Anforderungen der Kunden muss die Architektur der Geschäftsprozesse Flexibilität hinsichtlich Ablauf und Bearbeitung zulassen. Die Prozesse müssen schnell, zum Beispiel durch die Betriebsorganisation, an die Veränderungen der Ziele oder neue Organisationskonzepte angepasst werden können. Die Beibehaltung bzw. Steigerung der Qualität der Prozesse und deren Ergebnisse ist ein wesentliches zusätzliches Ziel.

Im Unternehmen wird Geschäfts-Prozess-Modellierung (GPM) bzw. Business Process Reengineering (BPR) oder Business Process Modeling (BPM) nicht nur zur Umsetzung von Geschäftsmodell und Organisationsmodell sowie zum Optimieren der Geschäftsprozesse gesehen. Ein Geschäftsprozessmodell dient auch als Grundlage für die Auswahl, Einführung und Reorganisation der betrieblichen Software-Systeme (auch Standard-Software-Systeme).

Zur Erstellung von Geschäftsmodell und Organisationsmodell werden Methoden und Techniken aus der Systementwicklung und dem Projektmanagement genutzt. Der Einsatz von Methoden und definiertem Vorgehen bei der Prozessentwicklung gewährleistet ein einheitlich aufgebautes und auch durch wechselnde Mitglieder in Projekt-Teams pflegbares Geschäftsprozessmodell (Prozessmodell).

Für ein Prozessmodell werden, aufbauend auf den Anforderungen (Requirements), fachliche Aktivitäten in ihren Ablauf-Strukturen mit

  • den auslösenden externen und internen Ereignissen der Geschäftsprozesse,
  • den Bedingungen für die Abfolge der Prozess-Schritte,
  • den Objekten zum Informationsfluss (Datenfluss, Kontrollfluss) zwischen den Aktivitäten,
  • den Zuordnung der Aktivitäten der Arbeitsprozesse zu Rollen und/oder technischen Umgebungen und
  • den Ergebnissen erfolgreicher und auch fehlerhafter Prozess-Durchführung

analysiert und in einem Prozess-Diagramm modelliert.

weiterführende
externe Links

Die Business-Logik zu den Requirements wird im Allgemeinen in einem Prozessdiagramm als Petri-Netz dargestellt. Zusätzlich wird jedes grafisch im Prozessmodell repräsentierte Objekt durch eine Definition bzw. Beschreibung präzisiert.

Grundlagen Petri-Netz, Beispiele Übungen

Verbreitete Formen der Darstellung der Geschäftsprozessmodelle sind:

  • Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK),
    ein Diagramm zur Ereignisgesteuerten Prozesskette wird gebildet aus Ereignis, Funktion, Beziehung/Bedingung, erweitert um Informationsobjekte, Daten zu Funktionen, Leistungen zu Funktionen und Verantwortlichkeiten (Rollen), zum Beispiel im ARIS-Toolset von IDS Scheer;
  • Vorgangsketten-Diagramme,
    das Vorgangskettendiagramm enthält die gleichen Objekte der Arbeitsabläufe wie die EPK. Die Darstellung der Prozesskette erfolgt in einer Tabellen-orientierten Notation, zusätzlich wird beim Vorgangskettendiagramm meist die Bearbeitungsart in die Darstellung aufgenommen, s.a. ARIS-Toolset;
  • LOVEM-Modelle ("Line of Visibility Engineering Methodology" der IBM);
    das LOVEM Chart (Prozessdiagramm) wird zum Beispiel in ADONIS von BOC für die Prozessmodellierung umgesetzt, es zeigt den Workflow der Aktivitäten in Bezug zu Organisationseinheiten, Rollen bzw. eingesetzten Techniken;
  • Business Process Diagramme (BPD)
    Prozessmodell-Darstellung gemäß Definition der BPMI (Business Process Management Initiative) mit Ereignis (auslösendem Ereignis, Zwischen-Ereignis, Ende-Ereignis), Aktivität (Prozess, Sub-Prozess, Aufgabe), Verzweigungen und Zusammenführungen mit Bedingung, Zuständigkeiten (dargestellt in waagerechten "Lanes") und Datenobjekten;
  • Aktivitätsdiagramme (Activity Diagram) für die Ablaufmodellierung in der Notation der UML. Das Aktivitätsdiagramm zeigt das dynamische Verhalten für einen Ausschnitt des zu modellierenden Systems. Das Aktivitätsdiagramm vernetzt die elementaren Aktionen über Kontroll- und Datenflüsse.
  • Business Process Modeling Notation (BPMN) als neue grafische Notation für ein Prozessmodell - gilt als Erweiterung der Darstellungstechnik der UML.
    Für BPMN existieren bereits Generatoren für die Umsetzung in BPEL (Business Process Execution Language) als XML-basierte Standard-Sprache für Web-Services (zum Beispiel in objectiF RPM, ADONIS).

Der Einsatz von Tools für die Durchführung der Schritte der Ablaufanalyse, der Geschäftsprozessmodellierung und Optimierung der Ablauforganisation sowie für die Abbildung der daraus resultierenden Ergebnisse in den vorgenannten Diagramm-Typen ist unumgänglich. Jedes Werkzeug, das die Methoden und Diagramme der Unified Modeling Language (UML) unterstützt, aber auch andere grafische GPM-/BPM-/BPR-Tools sind durch die Möglichkeit der Darstellung der Petri-Netze für das Modellieren der Prozesse geeignet.
Die Übertragung der Ergebnisse von einem Tool zu einem anderen ist durch die Unterschiede in der Metastruktur jedoch oft nicht möglich.

In der UML werden die Arbeitsabläufe im Geschäftsprozess über das Aktivitätsdiagramm und die zugehörigen Methoden in der folgenden Notation modelliert.

Strukturelemente Geschäftsprozess-Modellierung

Abbildung im Geschäftsprozessdiagramm (GPD): Strukturelemente Geschäftsprozessmodell

Da die Benennung der grafischen Objekte (Ereignis, Prozess, Funktion, Objekt / Zustand, Bearbeiter, Ressource, Bedingung, Ergebnis) im Geschäftsprozessmodell meist nicht ausreichend für eine Definition ist, wird zusätzlich eine Beschreibung zum Objekt angelegt. Für das Beschreiben aller Objekte der Geschäftsprozessmodelle sind generell Vorlagen zu nutzen. Über ein Template wird eine gleichmäßige Tiefe und Präzision in der Prozessbeschreibung erreicht (Muster für eine Vorlage zur Prozessbeschreibung siehe Projekt-Beispiele: Prozessmodellierung und Ablauforganisation Rating).

Bei Nutzung der UML wird zur groben Sicht auf die Geschäftsprozesse das Anwendungsfall-Diagramm (Use Case Diagram) eingesetzt. Das Anwendungsfalldiagramm wird zur Sammlung, Definition und Visualisierung von Anforderungen genutzt. Es zeigt die Akteure (actor), Anwendungsfälle (use cases) und die Beziehungen zwischen Akteur und Anwendungsfall bzw. zwischen Anwendungsfällen.

Anwendungsfalldiagramm Hotel-Betrieb

Grafik UML Anwendungsfalldiagramm: Diagramm zur Systemabgrenzung und
zum Darstellen der Geschäftsprozesse "Beherbergung" im Hotelbetrieb
(Business Case / Geschäftsprozess / Geschäftsvorfall / Geschäftsfall als
Use Case / Anwendungsfall)

Eine geeignete Granularität für die Use Cases lässt sich erreichen durch die Orientierung an der Regel, dass ein Geschäftsprozess durch einen Akteur zu einem Zeitpunkt behandelt wird.

Für den Use Case sollte ein Bezug zu den in der Anforderungsanalyse gefundenen maßgeblichen Anforderungen hergestellt und verwaltet werden.

Für die Schritte zur Verfeinerung der Prozesse wird im UML-Design das Aktivitäts-Diagramm (Activity Diagram) eingesetzt. Die grafische Darstellung im Aktivitäts-Diagramm zeigt für einen Geschäftsprozess den Ablauf der Aktivitäten, die Ereignisse und die beteiligten Objekte mit Zustand und Zustandsübergang.

UML-Aktivitätsdiagramm Hotel-Betrieb

UML Aktivitätsdiagramm: Diagramm zum Darstellen der wesentlichen
Schritte in einem Geschäftsprozess / Geschäftsvorfall / Anwendungsfall
(im Beispiel: Aktivitätsdiagramm zum Arbeitsablauf im Hotel
"Unangemeldeter Gast belegt Zimmer" mit drei Aktivitäten)

Durch die Zuordnung von Kosten sowie der Durchlaufzeit und der Wartezeit zur Aktivität im Geschäftsprozess können, je nach eingesetztem Werkzeug, Alternativen im Arbeitsablauf und in der Zuordnung von Ressourcen simuliert, im Diagramm animiert dargestellt und durch das Tool für eine Optimierung ausgewertet werden. Durch die Verbesserung im Ablauf und die Einsparung von Ressourcen wird die Anforderung einer Optimierung der Geschäftsprozesse erreicht. Die Konzeption eines Geschäftsmodells kann mit diesen Methoden flexibel auf die Sicht der Betriebsorganisation und der Informationstechnik abgebildet werden.
Geschäftsmodelle sind auch wesentlicher Bestandteil der Strategischen Informationssystemplanung.

Die Beschreibung der Geschäftsprozesse in einem Prozess-Modell bildet die Grundlage für das Vorgehen bei Neuentwicklung und Reengineering der bestehenden Anwendungen im IV-Bereich. Die Ergebnisse der Prozessmodellierung erlauben im Vorgehensmodell bei der Neuentwicklung direkte Übergänge vom Geschäftsprozess-Modell zu Design- und Generierungsaktivitäten. Der Nutzen bzw. der zusätzliche Aufwand für diesen Schritt der Geschäftsprozess-Modellierung ist abhängig vom Detaillierungsgrad der Prozessmodellierung beim Einsatz der Methodik der UML. Ziel ist hier die Steigerung der Qualität durch den Einsatz von Tools (Generatoren für BPMN, BPEL) für die Transformation von einem rein fachlichen Prozessmodell zu einem technischen Modell (zum Beispiel 3-Schichten-Modell mit Web Services), im Sinne der Model Driven Architecture (MDA).

Vorgehensmodelle der Anwendungsentwicklung oder der Anforderungsanalyse beinhalten im Software-Lebenszyklus oft auch die Aspekte der Geschäftsprozess-Modellierung.

Beim Reengineering kann das Geschäftsprozessmodell über geeignete Tools (meist in UML-Notation) ebenso nach einem vorgegebenen Standard aufgebaut werden.

Für die Einbeziehung der Mitarbeiter aus dem Fachbereich in ein Projekt der Geschäftsprozess-Modellierung bieten Diagramme (auch in der Darstellung als UML-Aktivitäts-Diagramme) einen gut verständlichen Zugang zu den aus der Sicht der Anwendungsentwicklung notwendigen Festlegungen der Anforderungen an Programmsysteme.

Unter Nutzung der passenden Methoden kann Ihr Projekt der Geschäftsprozess-Modellierung zum Beispiel die Ziele messbarer Verbesserungen im Kundenservice, in der Prozess-Qualität, in der Reaktionsgeschwindigkeit und in den Kosten bringen.
Die Methode zur Optimierung der Geschäftsprozesse hat für den Einsatz von Standard-Software den gleichen Stellenwert wie für die eigene Entwicklung und Einführung neuer Anwendungssysteme.



EPK - Ereignisgesteuerte Prozessketten (Kap. 2.2.2)

Software AG: ARIS Software



Beispiel Vorgangsketten-Diagramm



ADONIS von BOC










BPMN Business Process Model and Notation - Vergleich mit EPK

Graphische Modellierung von BPEL Prozessen

Die permanente Weiterentwicklung des Geschäftsprozessmodells belegt als Business Process Management ebenfalls das Kürzel BPM. Im Business Process Management ist nicht nur die Modellierung enthalten, sondern auch das Monitoring der Durchführung der Prozesse und die Auswertung der daraus gewonnenen Kennzahlen. Die systematische Verarbeitung der Kennzahlen führt zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).
 

Wikipedia: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP, Kaizen)
 

Ein erfolgreiches Reengineering der Geschäftsprozesse wird durch Ihre Vorgehensweise bestimmt. Ein bewährtes Konzept und ausgereifte Methoden für die Geschäftsprozess-Modellierung bieten die Garantie für das Erreichen der Ziele.


Zum Thema Geschäftsprozessmodellierung (GPM / BPM / BPR) bietet INffORUM die Auswahl und Einführung eines geeigneten Werkzeugs für die Modellierungen der Geschäftsprozesse, die Beratung und Unterstützung bei der Durchführung der Prozess-Modellierung in der Projektarbeit, die Verzahnung der Geschäftsprozess-Modellierung mit der Anwendungsentwicklung und dem Know-how-Transfer zu Methode, Werkzeug und Vorgehen als Seminar, Workshop, Tutorial und in Form von Coaching der Projektarbeit. Das Training, sowohl Seminar als auch Workshop und Tutorial, zur Geschäftsprozessmodellierung kann dabei auf den speziellen Bedarf einer Projekt-Gruppe zugeschnittenen werden.

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